Hablar de la contratación en la propiedad horizontal reviste una especial importancia en la actividad del administrador, a quien le corresponderá, como representante legal, la gerencia de los recursos de la copropiedad y celebrar con terceros, contratos de trabajo, seguros, obra, mantenimiento, prestación de servicios, compraventa, suministro, arrendamiento, etc; lo cual, implica una gran responsabilidad y que enmarcan los retos propios de la actividad contractual.
Por lo antes dicho, surge la imperiosa necesidad de establecer mecanismos eficaces que permitan mitigar los riesgos que genera la inversión de los recursos comunes, obteniendo reducción de costos y una mayor transparencia en la gestión contractual como punto central.
Es por ello que en esta ocación mencionamos algunas recomendaciones a tener en cuenta para fortalecer la actividad gerencial del administrador en materia contractual:
Como primera medida, toda contratación debe estar precedida por la planeación de las necesidades que se pretenden satisfacer para la vigencia correspondiente, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad del contrato; lo primero que se ha de establecer es la necesidad, forma de satisfacerla y los beneficios que se obtendrán con la contratación.
Es necesario contratar previamente los estudios técnicos necesarios, que permitan definir las especificaciones técnicas del contrato. Igualmente se debe verificar si se requieren permisos, licencias, diseños u otro tipo de trámites que demande la iniciación o ejecución del contrato.
Al momento de contratar, verificar la disponibilidad de los recursos necesarios para cumplir con la obligación de pago que genera el contrato y así evitar el cobro de intereses por mora y el pago de perjuicios causados al contratista o cobro de la cláusula penal.
Cuando el objeto, la cuantía o la especialidad de la contratación lo amerite, es recomendable realizar procesos de selección que permitan elegir el mejor servicio o producto, mediante un procedimiento transparente, objetivo y ágil.
Se podrá realizar una invitación pública a varios proveedores para que presenten sus propuestas y entre ellas realizar la escogencia del ofrecimiento más favorable a la copropiedad y a los fines que ella busca.
Es indispensable hacer un análisis de los riesgos involucrados en la contratación y con base en ello exigir la constitución de las garantías que permitan el manejo del riesgo, dentro de las cuales se encuentran las siguientes:
Buen manejo y correcta inversión del anticipo
Cumplimiento del contrato
Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales
Seguro de responsabilidad civil extracontractual
Estabilidad y calidad de la obra
Calidad del servicio
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes